選擇準確的虛擬資料室或最佳資料室提供者可能很困難。存在一系列的提供者；然而，並非所有這些都可以滿足特定的業務需求。另一個問題是如何在不遇到困難的情況下設定購買的 VDR。今天，這個虛擬資料室審查將幫助您完成可以促進高效盡職調查或風險資本交易的技巧。
在轉向數據室服務之前要考慮什麼
在設置資料室軟體之前要做的第一件事是 2024 香港電報用戶庫 對盡職調查（或其他操作）所涉及的關鍵文件以及關鍵角色（將訪問這些文件的人員）有一個清晰的計劃。將 VDR 視為帶有文件夾的桌面，或帶有櫥櫃的房間。每個資料夾都有其特定的文檔以及打開這些資料夾/櫃子的鑰匙。然後，如果您是主要文件，請考慮誰將被授權與您一起存取所有文件或其中的一部分。例如，VDR 允許您隱藏某些檔案以防止公共存取。
簡單來說，您應該充當管理員，負責監督所涉及的項目、文件以及可以查看和編輯它們以進行有效交易的訪客。
第二件事是根據文件的重要性和保護程度來劃分文件。根據您選擇的供應商，可能存在多種保護功能。例如，可以提供以下安全福利：
- 遠程粉碎。對文件的存取是透過文件加密來控制的。即使文件下載後，存取權限也可能被撤銷；
- 水印。當閱讀、列印或下載文件時，您可以允許自動浮水印出現在其頂部。可根據使用者身分、IP位址、文件存取時間和日期定製浮水印；
- 柵欄視圖。一名使用者只能查看文件的中心部分，因為其餘部分隱藏在滑動螢幕後面；
- 電子表格檢視器。一些虛擬資料室將具有線上安全檢查和分析 Excel 文件的獨特功能。檢視者可以在任何 Web 瀏覽器中下載、解密、新增浮水印和呈現文檔，而不是 PDF，而是原始安全的 Excel 格式。
請注意，文件的保護及其對進一步儲存的重要性始終由您決定。您可以讓文件或某些盡職調查資料夾變得極為安全，無需列印、無需螢幕截圖、無需下載權限和大型數位浮水印。另一方面，您還可以使所涉及的文件易於下載和分發。
現在，讓我們開始實際設定您選擇的線上資料室軟體。
虛擬資料室設定技巧
理想情況下，遠離此類軟體的人應該尋求專家的指導。不過，讓我們稍微緩解一下吧。現代虛擬資料室提供者確保他們的軟體如此直觀和用戶友好，以至於不懂技術的人也可以管理整個設定。只需按照以下基本步驟操作即可：
- 開啟您的 VDR，並檢查有哪些可用的安全措施和功能。如同上面所暗示的，存取控制、浮水印、複製保護、過期、保密協議和報告可能全部集中在一個平台上。
- 設定報告。您應該觀察您的接收者/第三方使用者如何、何時以及多長時間與您的文件互動。簡而言之，您應該擁有特定資料夾和文件中使用者活動的完整歷史記錄。對於那些想知道 以往任何時候都更需要妥善 哪些投資者對該過程更感興趣的人來說，報告至關重要。您可以收到項目提醒和跟進。
- 每個階段劃分資料室。如果您想指導每個階段的相關方，從要約到實際投資，請將文件分開。有些文件夾可能只對那些對投資表現出濃厚興趣的人開放供檢查。
- 請參閱貴公司或投資者的盡職調查清單。這意味著您的 VDR 將包含專門針對公司現有資產、義務、合約、福利和未來困難的資料夾。它將有助於搜索一個或另一個文件。
然後，您只需邀請相關各方進入您的電子資料室並設定他們的存取權限 – 限製或不限制某些文件。請記住，您可以根據他們對專案的興趣逐步指導他們。無需從一開始就洩露所有秘密。
最後的想法
這就是基本且無錯誤的 目錄 設定。根據您的業務目標，您可能還想整合其他功能。例如，如果您專注於海外交易和任務，您最有可能設定支援的語言。您的投資者可以存取英語、德語、西班牙語、法語以及俄語、中文、日語和其他語言的虛擬資料室。這同樣涉及您或投資者在進行新的盡職調查或私募股權等業務時可能收到的通知。